对差旅费进行审计审计报告905
惠州市爱华仕运动用品有限公司 关于对差旅费进行审计得 审计报告 内审第 201908０１ 号
总经办审计组 年
月
日 文件签收情况
项目 财务部 行政部 线下业务部
签名
日期
签收部门ﻫ申明 以上文件已签收,我们将对报告中所反映得情况进行认真考虑,并努力对可行项目进行改进,并将持续改进情况反馈审计部。
关于对差旅费进行审计得 审
计
报
告
内审第 ２0190801 号
根据《内部审计管理制度》及领导得安排，总经办审计组对母公司得差旅费进行专项审计，审计过程中我们实施了合适得、必要得审计程序，按照既定得审计方案，结合公司实际情况，总经办审计组于 2019年 7 月５日对 2０１8 年１月 1 日－201９年 6 月３０日期间母公司得差旅费报销进行了审计,并对出差管理进行了延伸审计。
一、审计目标及范围
本次审计目标：就是对公司出差管理、差旅费报销审批等流程及差旅费用报销政策得执行情况做出客观评价，促进建立与健全内部控制制度，并提出可行得建议与改善措施；
本次审计主要内容：集团母公司出差申请流程,出差管理，差旅费报销申请流程，差旅费发生得真实性及合理性,报销管理制度得执行情况等。
二 、 审计程序 此次审计对被审部门关于差旅费得报销得相关制度、流程得建立健全进行了检查，对内部控制得执行有效性进行了解,对差旅费报销得异常情况进行延伸审计，查瞧报销审批单及对应得报销原始凭证，汇总分析报销数据，并关联出差申请单，查瞧原始票据得日期及内容就是否与出差行程一直.通过询问、观察、检查、重新计算等审计程序，我们获取了必要得审计依据。
三 、 审计发现 1、存在ＯA 账户给她人使用及使用领导账号替她人报销得情况 审计发现副总经理余湧明将其ＯA账号及密码给予其助理吴小燕登录使用,使用范围包括替其填写出差申请单,费用报销单(已于 8 月2 日停止该行为）；并发现吴小燕使用余总得账号替她人报销或使用替票报销(报销时未说明事替票)得行为，如 20１8 年 OA 申请单号为ＯＡ20１８１11６05４中交通费(打滴滴费用)，未提供行程单,吴小燕表述该费用就是前礼品渠道长张亮与余总２018 年 11 月 9 日出差
深圳产生得交通费，就是张亮交由其进行报销，经审计该笔交通费，张亮已做报销(OA2０18１114０２1)，所以该笔费用无法证实其真实性,但表明存在吴小燕滥用领导账号替她人报销得行为;如 20１8 年OA 申请单号为 OＡ2018121702４、OＡ20１8121703９、OA20181１1605４中得交通费(打滴滴费用)实际就是百货业务主任王文权 2018 年 7月 22—7 月 2３日与余总出差哈尔滨往返牡丹江得交通费合计 2０４５、4８元，其中 13９2 元就是租用神舟专车及加油发票,经询问当事人得知，当时无哈尔滨直达牡丹江更为便捷得交通工具，租车就是相对高效、低成本得途径，但报销时费用会计（当事人已离职）告知该发票不得报销，之后王文权将此发票交由吴小燕代其报销；（详见附件) 2、存在较多非当天发生得费用发票或为替票，滴滴发票无附件,且报销时未注明实际发生日期及内容,部分费用无法证实其真实性及合理性得情况,无法证实真实性得费用金额合计为 3413、36 元 审计过程中发现存在较多费用发票滞后开具、较多替票，且报销时未注明实际发生日期及费用；如吴小燕①在东平吉之岛、京东商城购买得用品（无购买清单)费用列为业务招待费,吴小燕表示该费用就是购买酒水、点心等招待客人使用;②如用替票代替购买招待水果得依据，但由于无来客到访登记表,无购买清单、无招待监管人员,无法核实此类费用就是否真实合理；③如使用高速过路费发票报销滴滴平台奖励得优惠券；④滴滴费发票未附行程单，报销内容未注明实际发
生日期及起始地点;（详见附件）
3、《费用管理制度》欠完善 《费用管理制度》规定：每日得市内交通费不得超过 50 元/日,超过部分不予扣除得规定;但未明确该市内交通费就是按日算还就是按城市算;未明确如多人一同出行市内交通费得标准；在报销过程中，存在报销申请人使用替票申请报销滴滴打车支付费用中使用平台奖励得优惠券;《费用管理制度》未明确报销人使用平台奖励得优惠券或积分等奖励就是否可报销; ４、费用报销制度执行欠严谨 （1）差旅费报销未提供实际出行情况,与ＯA 中出差申请单得填写要求不符，导致未能查证差旅费发生得真实性及合理性；费用报销申请单填写不规范，无法一一对应费用产生得时点及事由；
(2）部分市内交通费超标准部分未予以扣除，自驾公里数审核不严谨 ①当每日市内交通费超过 5０元时,报销人按实际发生全额进行报销,与《费用管理制度》５、1、1、1( 1）中得：每日得市内交通费不得超过 50 元／日,超过部分不予扣除得规定不符；
②《费用管理制度》规定离开常驻地出差,以公交车、地铁为优先首选交通工具,特殊情况需自驾,需在出差前提交自驾申请(列明路线、巡店路线），报销时关联自驾申请单及发前及回程后得里程表照片，按 1 元/公里进行报销，路桥费及停车费根据发票据实报销；但存在自驾出差得未写明详细路线，并且里程表得照片无法证明就是就是否属于本次出差行成;实际申请报销公里数与出差申请单显示得公里数存在较大差距时未做说明或扣除; （3)交通费附件不完善，行程不清晰； 部分差旅费报销单中得交通费未写明对应得出行路线、出行日期，只提供一个汇总报销金额,较难判断该交通费产生得真实性及合理性,如就是滴滴出行,只提供滴滴发票，未提供滴滴行程单，未能查证该交通费就是否真实合理；与《费用管理制度》“
市内交通采用实报实销制，以公交车、地铁等为主要交通工具,每日乘坐交通费(包括公交、地铁、得士等费用）上限为５0 元，并需注明路线明细"；特殊情况需要自驾，需在出差前提交自驾申请(列明出差、巡店路线）得规定不符； (４）业务招待费审核不严谨，存在部门团建费用列为业务招待费（报销金额 1015２、3 元)及未经事前审批得业务招待得情况（报销金额 3462 元) ①存在部门团建费用（部门聚餐费)列为业务招待费报销得情况,根据《费用管理制度》中“部门宴请内部职员得费用不属于招待费范
畴，原则上不予报销”得规定不符,合计报销金额 10152、3 元； ②报销人直接根据餐饮或其她招待发票（部分开票时间非招待日期，报销时亦未注明）,如购买食品得发票进行报销，而该招待事项事前未经审批，报销申请单也未详细注明招待人员名称,招待事由及联系方式；与《费用管理制度》5、3、６中得“各部门负责人擅自做主发生得业务招待费一律不予报销，超标准接待事前未请示得不予报销，未经报备，部门长以下不允许发生业务招待费”规定不符； (5）住宿费超标准部分未予以扣除，且未提供住宿清单 存在部分超标准住宿费全额报销得情况,且报销住宿费时未提供住宿清单,无住宿单价及住宿天数，较难查证住宿费得合理性及真实性;与《费用报销制度》及《出差管理制度》中“所有住宿费用凭正式发票报销；采用参照标准实报实销制，即标准内凭住宿发票实报实销,超出标准范围凭票按标准报销,必须提供酒店打印得住宿清单”得规定不符 （６)差旅费报销时间滞后,且一次出差多次报销； 存在部分差旅费在出差结束超过一个月后报销,或一次出差行程进行多次费用报销，与《费用管理制度》5、１、1、4（ 4）中“差旅费需在出差结束后一周内报销，总部人员非超１4 天得出差，返回工作所在地后,在三个工作日内作申报。对于申报不及时得,则根据延期时间作不同程度得打折处理”得规定不符;如 OA 单号 OA201８03１５047、OA20１９0529067 得报销关联了５个出差申请单,时间跨度 2、
3 个月; （7)误餐费审核欠严谨,误餐费申请不符合标准，多支付 541 元
如ＯＡ单号 20190513074 易丹得报销单申请得误餐费包含了 4月 27 日、28 日，在单号 2019０5150４5 中重复申请２7 日、２８日误餐费；OA 单号 201９０7080１5 易丹６月１7 日—29 日得报销中，实际 28 日已经返回惠州，而 29 日在公司无打卡记录，也无请假申请,同时申请了误餐费；ＯA 单号 OA２0１9０６2２007,实际出差时间就是下午，但申请了一天得误餐费;出差途中发生得业务招待费，但误餐费未做相应得冲减; 5、《出差管理制度》欠规范,《出差管理制度》执行不到位 （１)出差审核欠严谨，出差行程安排欠规范 目前出差申请由申请人填写申请单后经上级领导及行政部审批即通过，但存在部分出差申请单，审核人未审核其出差得合理性及出差单内容得情况,如①201９年 4 月 25 日—2８日得深圳礼品展(我司未参展），礼品渠道得业务员各自写出差申请单出差深圳,申请出差时间均就是４月２4 日-4 月 29 日,但整个行程未统一规划、出行、住宿，而就是各自行动，各自自驾或坐大巴,各自入住酒店(一人一间）,与《出差管理制度》中“多人同往同一个地方出差得,相同性别得每两人报销一个房间得住宿费用，报销费用可在原报销标准上增加 50 元，其她特殊情况做特批申请”得规定不符;②未对出差申请得合理性进
行审核，如礼品业务部业务员易丹,在 OA 申请单 OA201906100３3,写得出差原因就是送物料到仓库及工厂，出差时间写得就是 1０:00－18：00(实际出差时间就是 9：22—1１:２2)，从公司到仓库往返 8０公里，申请出差时间极其不合理，且公司每天都有仓库得车往返公司寄仓库，可以带货过去，不必亲自开车送过去;OA２0１9０407008,写得出差原因就是一点马ＬOGO重新丝印;取样寄给客户,出差时间写得就是 08：０0—1８：0０（实际出差时间就是 13:30－15：30），只就是去工厂取样,申请出差时间极其不合理； （2）出差申请填写不规范，未填写出差原因及具体出差地点 申请人未按《出差管理制度》填写出差申请单，未写出差原因,及具体得出差地点,如 OA２０1905３0０80，出差原因写得就是拜访客户,但未详细列明客户得具体名称，联系人及具体出差地址，出差事由;无法查证其出差申请就是否属实；OA2０１9０４0１07３，出差原因只就是写了个客户简称，无具体得出差地址,无出差事由，联系人等信息，无法查证其出差申请就是否属实; （3）《出差管理制度》欠规范，自驾车得适用情形未做具体规定，未对出差申请人进行考勤管理规定,未对出差原因得填写进行规范； ①《出差管理制度》规定跨省市出差以大巴、火车为交通工具,《费用管理制度》规定离开常驻地出差，以公交车、地铁为优先首选交通工具，特殊情况需自驾，需在出差前提交自驾申请(列明路线、巡店路线)；但实际出差人员只要申请了自驾,均会审核通过，审核人员未
考虑出差成本，如礼品业务部 4 名业务员 4 月２4—2９得申请出差回执,其中三人各自自驾,一人乘坐大巴前往,乘坐大巴深圳往返惠州交通费只要 162 元，而自驾得往返，人均则需要 3９０元，比乘坐大巴贵一倍；如礼品部易丹,2019 年 1-６月得出差均就是以个人自驾得方式跨市出行，且出行得路线不明确，报销时也未列明； ②公司未对出差人员得考勤进行管理，未能查证其实际出差就是否与申请一致； ③《出差管理制度》规定:出差单需明确出差往返时间、日期、地点、出差乘坐得交通工具;但未对出差原因进行规范,大部分出差申请单未写明出差原因或联系人,无出差原因,则未能审核其出差得合理性；如 OＡ20１90530０8０，出差原因,申请人只就是写了个拜访客户,但实际拜访哪个客户，无从得知； （4）变更出差行程未提前报备 存在部分实际出差得行程与申请时不一致得情况,且变更后得行程未重新申请,也未提前报备;如 OA2０1９0705０22，申请人易丹于 2019 年 7 月出差申请单得行程就是出差广州 2 天,预定目标就是拜访礼品公司，但实际出差就是一天就是广州，另一天去深圳；临时改出差地点未申请，亦未说明出差深圳及变更行程得原因； （5）出差结束后无出差总结及考勤跟踪 目前出差人员出差结束后均未执行《出差管理制度》得规定:出
差后相关得出差报告、总结提交本部门长，亦未向行政部门报备,以登记考勤记录，导致未能发现实际出差与出差申请不符,缺勤得情况； 6、客户来访管理欠完善 目前我司无关于客户来访得相关管理要求，未要求来访人员在前台登记来访信息，未明确招待来访人员得费用标准，购买招待物品得品类及要求等；只有一份《客户来访对接单》,但该表单未被使用；导致相关接待部门按照各自得需求随意购买招待用品，如随意购买酒水、进口水果等，而报销得单据就是在各大商场或网上平台购买得用品发票（发票时间与实际招待日期不符或为替票)，未提供购买清单；宴请来访客户未登记，从而未能证实该招待费用得合理性及真实性(详瞧附件）；
四 四 、审计建议 １、对违反公司《奖惩制度》相关规定得人员与予以行政处分 （1)严格管控ＯA 使用权限，使用人负有保管、保密责任,不得将个人账号给与她们使用;由于由于账户给与她人使用造成得损失由用户所有人负责;因此对线下业务部负责人余湧明由于未妥善使用ＯA账号给公司造成得损失按公司《奖惩制度》给与行政处分； (２）对滥用领导 OＡ账号权限得人员吴小燕按公司《奖惩制度》给与行政处分； （３)制定并完善 OA 使用管理规定,明确各部门职责及岗位使用权
限;每个新员工入职时应对其培训《费用管理制度》、《出差管理制度》、《员工手册》等内部管理资料，并签名已知悉; 2、向相关人员追回或保留由于不符合报销条件或报销审核不严谨导致多付得款项得权利； (１)向报销责任人追回已报销但不符合业务招待费报销标准得(部门内部得餐费）费用金额５076、15 元及多申报误餐费 210 元,合计金额 52８６、１5 元—-余湧明;）2(已回追留保人请申销报际实向ﻫ报销但无法证明费用证实性得费用金额 3３49、22 元得权利——吴小燕 （３）向多申报误餐费及部分费用责任人追回费用金额３31 元-—易丹 3、完善《费用管理制度》 （1）明确市内交通费报销得适用情形：当日市内交通费不得超过50 元，按日计算，不得按城市计算; （2）明确所有得业务招待费应写上招待事由，招待人数及联系方式;）3(是就励奖她其或分积、券惠优得励奖台平用使人销报确明ﻫ否给与额外补偿; (４）明确使用加油费报销得使用情形及使用标准; ４、严格按照《费用管理制度》规定执行 (1）出差结算后应提交实际出差情况给行政部备案，并将行政部得
备案信息作为报销得依据,否则不予报销; （2）交通费报销均应列明详细出行路线并对应报销金额，滴滴打车均应附上行程单，自驾车出行要写明出行路线,如果实际出差公里数与申请时偏差较大应备注上原因； (3）未经事前审批得招待费不得报销，部门得聚餐费不得报销,非特殊费用,所有得招待费均应详细列明招待事由，招待人员（客户名称、人数）及其联系方式,如开票时间非实际发生日期,应备注原因，如有需要,来客到访需购买得招待用品均应由行政部购买报销，或招待部门自行购买经行政部门确认，否则不予报销;）4（需销报费宿住ﻫ附上住宿清单，并列明入住日期,超标准得住宿费需提前申请,如未申请超标部分不得报销; (5)误餐费根据出差人给行政得备案表申请,出差时间不符申请标准得不得申请,出差期间产生业务招待费得应对应扣减误餐费;)6（严ﻫ格控制费用报销时间，一次出差只能作一次报销申请,不得重复报销,超期报销得,应按《费用管理制度》予以负激励处理；)７（部销报ﻫ门及人员应熟悉《费用管理制度》; （8）财务部对一些常见得、不符合规范费用报销情况进行整合，并定期对日常出差频繁得部门进行培训； ５、规范完善《出差管理制度》并严格执行 （1）严格按照出差申请单得内容填写，明确出差行程,地点，出差事由及联系人；对不合理得出差申请应予以关注,同一出差目得得出
行应统一规划;)２(用适得车驾自确明，择选得具工通交差出范规ﻫ情形,评估其成本及效率性； （３）对出差人员进行考勤管理，可结合将上线得 CRM 系统，完善考勤管理；)4（后算结差出,行执定规》度制理管差出《照按格严ﻫ均应提供出差总结或出差报告,并与行政部备案实际出差情况； 6、规范完善《来访管理制度》并严格执行 (1)完善我司对外来人员得来访管理，所有得来访人员均须做来访登记,明确来访人员信息及拜访事由； (２)明确招待来访人员得招待标准，招待需求物品等，对招待物资进行管理，招待部门不得随意购买招待物资； 五、 审计问题后续跟踪表
销售定价审计存在问题后续跟踪
序列
问题描述
改进措施
责任人
预计完成时间
1 存在 OA 账户给她人使用及使用领导账号替她人报销得情况 1、严格管控 OA 使用权限,使用人负有保管、保密责任，不得将个人账号给与她们使用；由于由于账户给与她人使用造成得损失由用户所有人负责;因此对线下业务部负责人余湧明由于未妥善使用OA账号给公司造成得损失按公司《奖惩制度》给与行政处分； ２、对滥用领导 OA 账号权限得人员吴小燕按公司《奖惩制度》给与行政处分； 李勇
制定并完善 OA 使用管理规定,明确各部门职责及岗位使用权限;每个新员工入职时应对其培训《费用管理制度》、《出差管理制度》、《员工手册》等内部管理资料，并签名已知李勇
悉; 2 存在较多非当天发生得费用发票或为替票,滴滴发票无附件，且报销时未注明实际发生日期及内容,部分费用无法证实其真实性及合理性得情况,无法证实真实性得费用金额合计为 3１５７、0２元 １、向报销责任人追回已报销但不符合业务招待费报销标准得（部门内部得餐费）费用金额 5０76、１５元及多申报误餐费 2１0 元，合计金额 5286、13 元——余湧明； 2、向实际报销申请人追回已报销但无法证明费用证实性得费用金额 3349、２２元—-吴小燕 ３、向多申报误餐费及部分费用责任人追回费用金额 331 元——易丹 钟军
3 《费用管理制度》欠完善 完善《费用管理制度》:）1(通交内市确明ﻫ费报销得适用情形:当日市内交通费不得超过 50 元,按日计算，不得按城市计算； (２）明确所有得业务招待费应写上招待事由,招待人数及联系方式； （３）明确报销人使用平台奖励得优惠券、积分或其她奖励就是否给与额外补偿；)4(ﻫ明确使用加油费报销得使用情形及使用标准; 钟军
4 《费用管理制度》执行欠严谨 严格按照《费用管理制度》规定执行：
(1）出差结算后应提交实际出差情况给行政部备案，并将行政部得备案信息作为报销得依据,否则不予报销； (2）交通费报销均应列明详细出行路线并对应报销金额,滴滴打车均应附上行程单,自驾车出行要写明出行路线，如果实际出差公里数与申请时偏差较大应备注上原因; (3）未经事前审批得招待费不得报销,部门得聚餐费不得报销，非特殊费用,所有得招待费均应详细列明招待事由，招待人员（客户名钟军
称、人数）及其联系方式，如开票时间非实际发生日期,应备注原因，如有需要,来客到访需购买得招待用品均应由行政部购买报销，或招待部门自行购买经行政部门确认，否则不予报销；)4(宿住上附需销报费宿住ﻫ清单，并列明入住日期，超标准得住宿费需提前申请，如未申请超标部分不得报销； （5）误餐费根据出差人给行政得备案表申请，出差时间不符申请标准得不得申请，出差期间产生业务招待费得应对应扣减误餐费；)6(差出次一，间时销报用费制控格严ﻫ只能作一次报销申请，不得重复报销,超期报销得,应按《费用管理制度》予以负激励处理； （7)报销部门及人员应熟悉《费用管理制度》; (8)财务部对一些常见得、不符合规范费用报销情况进行整合，并定期对日常出差频繁得部门进行培训 5 《出差管理制度》欠规范，《出差管理制度》执行不到位 规范完善《出差管理制度》并严格执行: （１）严格按照出差申请单得内容填写，明确出差行程，地点，出差事由及联系人;对不合理得出差申请应予以关注,同一出差目得得出行应统一规划； (２)规范出差交通工具得选择,明确自驾车得适用情形，评估其成本及效率性;）3（对ﻫ出差人员进行考勤管理,可结合将上线得 CRM系统，完善考勤管理； (4）严格按照《出差管理制度》规定执行，出差结算后均应提供出差总结或出差报告，并与行政部备案实际出差情况; 李勇
6 客户来访管理欠完善 规范完善《来访管理制度》并严格执行：)1(ﻫ完善我司对外来人员得来访管理,所有得来访人员均须做来访登记,明确来访人员信息及拜访事由;）2(待招得员人访来待招确明ﻫ标准，招待需求物品等，对招待物资进行管理，招待部门不得随意购买招待物资； 李勇
相关部门根据反馈得问题执行改进措施，在预计时间内完成并反馈跟进结果。由于本次审计仅针对公司 2018 年 1 月 1 日—2019 年６月３0 日期间母公司得差旅费报销、出差管理进行审计，所发现得问题并非存在问题之全部。被审部门应针对所发现得情况，举一反三，自查自纠.
惠州市爱华仕运动用品有限公司总经办审计组
二○一九年八月五日