出生医学证明档案卷内目录

　附件 1：卷内目录式样（A4）

　卷

　内

　目

　录

　序号 出生医学证明编号 责任者 新生儿 出生日期 发证日期 页码 备注

　卷内目录填写说明：

　1、序号：卷内文件材料排列的顺序编号。

　2、出生医学证明编号：填写出生医学证明存根编号。

　3、责任者：填写立档单位全称或规范简称。

　4、新生儿：填写新生儿姓名。

　5、出生日期、发证日期：分别填写对应日期，以 8 位阿拉件数字标注年、月、日，不足 8 位的以“0”补足。如 2010 年8 月 11 日，填写“20100811”。

　6、页码：填写每件文件的首页对应的页号，最后一份文件填写该件文件的起止页号。

　7、备注：对需要说明的文件进行标注，换、补发出生医学证明的情况应在备注栏内注明“换发”或“补发”，失效或作废的应在备注栏内注明何时失效或作废；如说明情况较多，应在备注栏内填写“*”号，并将需要说明的情况填写至卷末备考表中。

　附件 2：卷内备考表式样（A4）

　卷 内 备 考 表

　 本卷情况说明：

　 立 卷 人：

　检 查 人：

　 立卷时间：

　 卷内备考表填写说明：

　1、立卷情况说明：如立卷后发生文件缺失、修改、补充、移出等情况，相关人员应填写说明并签名、标注明间。

　2、立卷人、检查人：案卷整理者与检查者签名。

　3、立卷时间：案卷整理日期。如 2010.10.12

　附件 3：案卷封面式样（A4）

　全宗号 目录号 案卷号

　（全宗名称）

　出生医学证明档案 出生医学证明编号：

　— 其中废证编号：

　起止日期：

　保管期限 永久 本卷共：

　件

　页 废证页码

　案卷封面填写说明：

　1、全宗名称：填写立档单位的全称或通用简称，如徐州市妇幼保健院，可打印或刻章以黑色或蓝色油墨加盖。

　2、出生医学证明档案编号：填写该卷内出生医学证明起止编号，如有废证，请在废证编号处填写其编号，并在废证页码处注明其所在页码。

　3、起止日期：填写该卷内出生证明发放的起止日期，精确到月，中间以“-”号相连，如 2008.01-2009.01。

　4、件数、页数：填写该卷总件数及总页数，立卷后发生变化的请在“卷内备考表”内注明。

　5、全宗号：由档案馆指定。

　6、目录号：按照前文所述目录号编制规则，以阿拉伯数字填写。

　7、案卷号：本卷的顺序编号。

　附件 4：档案盒正面及盒脊式样

　档案盒正面式样

　（全宗名称）

　出生医学证明档案 档案盒正面填写说明：

　全宗名称：立档单位的全称或通用简称，可直接打印或以黑色或蓝色油墨刻章加盖。

　 档案盒脊式样

　 全 宗 号

　目 录 号

　起 止 卷 号

　 盒 号

　档案盒脊填写说明：

　1、全宗号、目录号：参考卷皮填写说明。

　2、案卷起止号：本盒内案卷起止编号。

　3、盒号：档案盒排序顺序号（以铅笔填写）。

　附件 5：出生医学证明档案案卷目录式样（A4）

　案 卷 目 录 全宗号：

　 目录号：

　案卷号 出生医学证明编号起止 件数 页数 废证号 备注

　—

　—

　—

　—

　—

　—

　—

　—

　—

　—

　—

　—

　—

　—

　—

　—

　案卷目录填写说明：

　1、全宗号、目录号、案卷号：参考卷皮填写说明。

　2、出生医学证明编号起止号：本卷内出生医学证明起止编号。

　3、废证号：本卷内的废证编号。

　附件 6：出生医学证明档案案卷目录封面式样（A4）

　 出生医学证明档案 案 卷 目 录

　全宗名称：

　全

　宗

　号：

　 目

　录

　号：

　 案卷起止：

　编制单位：

　编制日期：

　附件 7：出生医学证明档案缺失清单式样

　出生医学证明档案缺失清单 医疗机构名称 缺失年份 缺失内容 缺失原因

　医疗机构名称（盖章）：

　填 表 人：

　填表日期：

　接收档案馆名称（盖章）：

　 接收人签字：

　 接收日期：

　缺失清单填写说明：

　该表用于医疗机构向档案馆移交档案时，因搬迁、合并、拆迁、保管不善等原因导致部分年份或月份档案不全或遗失时递交的缺失清单（档案个案丢失的不在填报范围内）。

　附件 8：档案交接文据式样（A4）

　档 案 交 接 文 据

　移出单位

　档案实体 全宗号 目录号 起止卷号 数量（卷）

　备注

　检查人：

　机读目录及数字化副本 全宗号 目录号 机读目录数量 PDF 原文数量 备注

　检查人：

　其

　他 案卷目录

　 册、文件目录

　 册。

　移出单位：（盖章）

　经办人：

　移出日期：

　年

　 月

　 日 接收单位：（盖章）

　经办人：

　接收日期：

　年

　 月

　日

　交接文据填写说明：

　1、本表如条目较多，请自行增加行数，移交档案时使用A4 纸双面打印。

　2、移交单位名称：移交档案单位全称或规范简称。

　3、全宗号、目录号、起止卷号、数量参照上文说明填写。

　4、“档案实体”项目中检查人：由档案馆案卷质量检查人签名。

　5、“机读目录及数字化副本”PDF 原文数量：档案原件数字化后合成的 PDF 图像数量，理论上每卷内的文件数量、机读目录数量、PDF 图像数量是相同的。如 G3-1-10 卷内有100 份新生儿出生档案，那对应的就应该有 100 条卷内文件目录、100 条机读目录、100 个 PDF 图像文件。

　6、“机读目录及数字化副本”检查人：由档案馆接收机读目录和图像人员签名。

　7、其他：案卷目录、文件目录有几册就填写几册（无需装订，只需要分类存放，使用夹子夹好即可）

　8、经办人：移出和接收单位经办人签名，并加盖双方单位公章。

　9、本表一式两份，移交、接收双方单位各保留一份。

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