境外项目档案管理制度11

　档案管理 第五章

　档案管理 1 总则 1.1 为规范我公司档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统、安全，充分发挥档案的作用，更好地为工程建设服务，参照《中铁一局集团公司档案管理办法》、《项目归档指南》、《中铁一局集团有限公司收尾项目管理办法》等，结合 XX 公司实际，特制定本办法。

　1.2 档案是指公司在进行生产建设、技术管理、经营管理、企业管理、基本建设和科学研究等活动中直接形成的、对本公司具有保存价值以备查考利用的各种文字、图表、声像、电子等不同形式和载体的历史记录。

　1.3 档案工作应纳入公司总体规划，列入公司及项目 KPI 考核范畴。

　2 档案管理机构和任务 2.1 档案管理机构

　2.1.1 公司档案工作由总经理全面负责。

　2.1.2 以公司资质承揽的工程项目（直管项目、托管项目、各子分公司项目）档案，根据公司档案管理要求分别由工程部（含安质、试验等）主责科技类，财务部（含计价等）主责财务、计价类，综合管理部主责文书类档案的收集、整理及最终归档。直管项目按照上述分工由项目部负责向公司档案室移交；托管项目按照公司档案管理要求，按照档案类别，分别向子（分）公司、集团公司移交。

　2.1.3 公司及项目根据实际情况设立档案室或档案资料柜，所形成的各种门类的档案均由档案室实行集中统一管理，不得由各承办部门和个人分散保存，以确保档案的齐全完整和有效利用。公司及项目要设专兼职档案员，负责档案的收集、整理、立卷工作，原则上综合管理部负责人主管档案工作。

　2.2 档案管理任务

　2.2.1 积极贯彻执行党和国家、上级主管部门关于档案工作的方针、政策和法律、法规，集中统一管理本单位的各种档案。

　2.2.2 定期对项目的档案管理工作进行检查，并按时收集各类档案。

　2.2.3 对公司各部门及公司所属项目的档案管理工作进行业务指导、检查，接收、整理、保管，统计项目的各类档案，并提供利用。

　2.2.4 编制检索工具及编研资料，积极开展档案利用工作。

　2.2.5 会同有关部门对超过保管期限的档案进行鉴定。

　2.2.6 学习、研究和采用新技术，推行档案管理的现代化。

　2.2.7 根据上级档案部门要求移交永久保管的各类档案。

　2.2.8 完成上级档案部门及本单位领导交办的档案业务工作。

　3 档案人员任职条件与职责 3.1 档案人员任职条件

　3.1.1 档案人员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针政策，热爱档案工作，有较强的事业心，努力钻研档案专业理论知识，具有一定的专业水平，了解熟悉本单位主管的业务范国，忠于职守，遵守纪律，负责管理党组织档案的人员必须是共产党员，符合机要人员条件。

　3.2 档案人员职责

　3.2.1 积极贯彻档案工作的方针、政策及各项规章制度，并掌握现代化档案管理新技术。

　3.2.2 做好档案的收集、整理、鉴定和编目、统计等基础工作，熟悉所保管的档案情况，提高档案质量。

　3.2.3 做好档案的利用、服务工作，编制多种检索工具，以便迅速查阅档案。

　3.2.4 认真执行公司的保密规定，未经批准不得擅自扩大档案的利用范围，不得泄露档案机密内容，确保档案机密安全，对解密或降密的档案及时调整密级。

　3.2.5 确保档案室及各类档案的安全，做好防护工作。

　3.2.6 在离职调动时，应做好档案交接手续。

　3.2.7 做好领导交办的其他工作。

　4 档案的管理

　4.1 档案资料存档目录

　4.1.1 公司各部门档案资料存档目录列于公司制度汇编文件的重点工作索引之中，各类档案资料应参照存档目录及其要求进行存档和上传。档案资料上传服务器的具体方式和分类要求由公司各部门制度自行约定。

　4.1.2 存档方式分为纸质格式和电子格式，电子格式一般情况下指经确认及签署的纸质版文件的扫描件，通常以 PDF 格式保存。

　相关存档格式含义与要求如下：

　(a) 纸质（公司）：指公司本部须以纸质版存档，同时还须形成电子版文件存档于服务器中。

　(b) 电子（服务器）：指公司本部仅存档电子版资料，保存于公司服务器中。

　(c) 纸质（项目）：指项目部须以纸质版存档，同时还须形成电子版文件。

　(d) 电子（项目）：指项目部仅存档电子版资料。

　4.2 档案的分类与形式

　4.2.1 文书档案按年度、机构、问题排列，编写分类号，同时按不同的保管期限编写保管号，并编制分类目录和保管目录。财务档案按年度、保管期限编写分类号、保管号，并编制分类目录。

　4.2.2 档案分为永久、长期、短期三种保管期限。

　4.2.3 所有纸质档案应建立相应的电子目录台账。

　4.3 档案的上报与接收

　4.3.1 公司各业务部门将文件材料整理立卷完毕后按期向档案室归档。对于电子档案，各部门应及时将档案上传至公司服务器。

　4.3.2 已撤销项目的档案由上级档案部门接收，项目合并后的档案由合并后的项目接收。

　4.3.3 档案交接时，交接双方需认真履行交接手续。档案人员对所接收的档案进行检查、清点、核对，并履行签字手续。

　4.4 立卷

　4.4.1 立卷应遵循公司及项目文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。

　4.4.2 公司及项目在生产、经营、管理、基本建设和科学研究等各项活动中形成的具有保存价值的档案材料，均由相关部门按照档案质量标准整理、立卷。

　4.4.3 文书档案按照《文件材料立卷归档办法》立卷。

　4.4.4 财务档案按照财政部、国家档案局《会计档案管理办法》立卷。

　4.4.5 科技档案按照《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》立卷。

　4.4.6 归档案卷质量标准 (a) 归档文件齐全、完整； (b) 分类清楚、保持联系； (c) 命题确切、容易查找； (d) 卷内排列系统条理； (e) 保管期限准确； (f) 密级划分恰当合理； (g) 蓝图折叠符合要求； (h) 卷皮书写正楷整洁； (i) 案卷装订整齐美观； (j) 声像资料清楚清晰。

　4.5 档案的利用

　4.5.1 积极开展档案的利用工作，编制多种切实可行的检索工具。

　4.5.2 严格执行档案的借阅制度，借阅时须办理借阅登记手续，认真填写《档案借阅单》（附录 9-5-1），并当面点清、签认，归还时要严格检查，当面查清。

　4.5.3 借阅党委、财务档案时，须经党工委、财务部负责人批准，方可借阅。

　4.5.4 借阅有密级的档案时，须综合管理部负责人批准，并只能在档案时查阅，不得借出、复印、拍照，如有特殊需要，须经公司总经理批准。

　4.5.5 项目职工借阅档案时，须持项目介绍信，并经相关部门同意，方可借阅。

　4.5.6 复印档案资料，须办理登记手续。复印有密级的档案时，须经相关部门负责人和公司总经理批准，方可复印。

　4.5.7 档案借阅后应尽快归还。文书档案最长不得超过 15 天，科技档案最长不

　得超过 30 天，如需延期借阅，须提前说明。

　4.5.8 借阅者出差、休假、离职学习、出国及调离之前须将档案归还。

　4.5.9 借阅档案的人员对所借档案必须确保其完整与安全，并负保密之责，严禁自行转借，不得遗失、污损，严禁在档案上擅自填注、涂改、加字、抽取或拆散。

　4.5.10 借阅者应严格遵守以上规定，若有违反者，追究其责任。

　4.6 档案的鉴定与销毁

　4.6.1 档案室根据保管期限的规定，对已超过保管期限，失去保存价值的档案进行鉴定。

　4.6.2 文书档案应在综合管理部负责人的引导下，由档案室和相关部门共同鉴定。会计档案应由财务部组织鉴定，档案室协助。

　4.6.3 鉴定中发现档案有不准确、不完整的，由综合管理部通知相关人员及时修改、补充。

　4.6.4 鉴定工作结束后，由综合管理部提出鉴定报告。

　4.6.5 档案销毁前，鉴定人应编制《档案销毁清单》（附录 9-5-2），经公司总经理审核批准后，由工作人员（两人或两人以上）在指定地点按规定要求监销。

　4.6.6 档案销毁后，由综合管理部修订档案目录并做备忘。

　4.6.7 《档案销毁清单》应归入档案室，永久保存。

　4.6.8 电子档案的存储介质销毁，应按国家的相关规定进行物理销毁，不能制作简单的逻辑删除。

　5 项目部特殊档案的管理 5.1 荣誉资料的管理

　5.1.1 项目部获得业主、地方政府主管部门、上级有关单位各项荣誉资料，包括奖杯、奖状、证书、文件等要妥善保管，待项目竣工后，按照层级分别向集团公司、子（分）公司档案管理部门移交归档。

　5.2 施工影像的管理

　5.2.1 项目部应指定施工影像管理责任人，配备设备，对施工进度影像、项目公

　共关系影像、工程定点整体照片进行拍摄及管理。

　5.2.2 影像资料管理内容：拍摄项目部重大活动、工程重大进展、施工工艺工法、安全生产、关键施工工序、关键节点、应急抢险、项目党工团建设与文化建设、上级领导检查指导、先进人物风采、职工生活等图片资料（其中包括关键施工工序的视频影像资料），进行分类收集整理配以文字说明，设立图片资料库。

　5.2.3 影像资料的管理及归档要求：在项目施工过程中，影像资料主要由项目综合管理部负责拍摄、整理、上报以及归档，按季度报上级宣传部门，建立报送清单，并有报送记录，在项目结束时将资料全部上报。

　5.3 竣工项目的工程资料管理

　5.3.1 项目部归档资料包括工程技术资料及管理资料两部分。工程技术资料归档按国家及地方建设行政管理部门有关工程档案管理规定进行，管理资料按企业规定办理。

　5.3.2 项目总工程师为移交资料第一责任人，在规定时间内完成移交资料的编制工作，及时向业主及建设档案管理部门移交项目的技术资料，以便办理工程备案手续。

　(a) 项目总工程师为移交资料第一责任人，组织好收尾项目各类档案的收集、编制、移交归档工作，文件材料的形成应与工程进度同步，完成时间不得影响项目的交验。

　(b) 项目部归档文件材料的份数及原件：竣工文件在满足建设管理等单位要求的同时，必须确保向集团公司档案部门移交，且所移交档案资料必须为原件。

　5.3.3 工程移交时，交验清算小组应将项目实施过程中的《项目管理策划书》及成本管理、技术管理、分包管理、材料管理、进度管理、安全质量环保管理等资料整理归档，按照《撤销项目应上报资料清单》填写《项目管理资料归档移交表》，移交给公司相应部门。

　(a) 项目部归档文件材料的移交方式及接收单位：直管项目（指挥）部组织各子（分）公司向建设管理单位移交的同时，派人到集团公司档案科整理归档。项目财务部保管的会计档案由集团公司财务部监督，按照其规定移交档案科。项目综合管理部及其他部门形成的具有保存价值的纸质及电子文件材料、照片、奖旗、奖杯、奖状等材料，由集团公司相关职能部门监督，及时移交集团公司档案科。

　(b) 项目部其他文件材料的归档：一是以集团公司名义获省部级（含部级）以上的奖杯、奖状、证书、文件等，其实物由集团公司档案科收存，以下由子（分）公司档案管理部门归档；二是项目末次验工计价、竣工决算等文件材料由成本管理部负责监督归档；三是项目最终审计报告等文件材料由财务部负责监督归档；四是过程控制、验收证书、整修验收、工程保修及缺陷终止书、回访记录等文件材料由施工技术部负责监督归档。收尾负责人督促办事责任人完成以上文件材料的移交归档。

　(c) 实物资产管理：收尾项目列表说明固定资产、低值易耗品等实物资产的购置、处置、结存情况，并与集团公司司办、工会、施技部、技术中心、物设部等部门进行账账核对、账实核对并签认，同时提供资产保管责任人或使用人的书面签认。实物资产对外调出、处置，按照归口管理原则报集团公司相关部门批准后执行。

　(d) 收尾项目的行政公章、财务印鉴章在项目经济业务全部结束后，待集团公司下发撤销项目（指挥）部文件后，上交集团公司办公室统一管理或销毁。

　6 档案室的管理 6.1 档案室是机要重地，应与办公室分开，并指定专人管理。任何人未经许可不得擅自进入档案室。外单位人员如若需参观档案室，须由专人引导参观。

　6.2 综合管理部负责人应定期对档案室门窗、电源及档案柜进行检查。档案柜平时要锁好，由综合管理部负责保管钥匙，钥匙不得随意借给他人使用。

　6.3 档案室应严格做好“十防”工作（防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光、防泄密）。严禁吸烟和使用明火装置，不得存放易燃易爆物品。要保持清洁卫生，定期检查档案保管情况，定期添置防虫剂，以防虫蛀、鼠咬、霉变情况的发生。不宜采用自然光源，避免阳光直射。

　6.4 档案室温度应控制在 14-24 摄氏度，相对湿度在 45-60%。档案室要内配温度计、湿度计，同时填写温、湿度记录。

　6.5 每年年终对库房配备的设备（空调、温湿度计、灭火器等）、十防工作、档案保管情况，进行一次全面的检查，发现问题及时解决。

　7 档案管理检查

　7.1 检查

　7.1.1 档案管理工作已列入公司 KPI 考核的指标中，构成定性指标考核的一部分。

　7.1.2 档案管理检查工作由公司综合管理部不定期展开，按照各部门制度中所列的 档案资料存档目录，采取抽查方式进行。档案管理检查工作的重点包括但不限于档案资料的：完整性、规范性、合理性、可查性等。

　7.1.3 档案管理检查工作的执行部门应对检查情况出具检查报告，并提出改进意见。档案管理检查工作报告将作为档案管理 KPI 考核的打分依据和奖惩依据。

　7.2 奖惩

　7.2.1 奖励 对在档案管理工作中成绩显著，档案存档完整、规范，索引目录齐整的部门和个人，应给予重点奖励。

　7.2.2 处罚 对在档案管理工作中有章不循、存档资料缺失，存在风险隐患的，应当责令限期整改。整改不力的，将处以一定数额的罚款。

　对因档案管理工作不善，导致档案资料丢失，对公司相关工作事务造成损失的部门和个人，应给予处罚。造成重大损失的，还应追究其经济责任。

　8 附则 8.1 本办法自发布之日起实施生效。

　8.2 本办法由公司综合管理部解释。

　XX 公司风险防控体系暨管理制度 第九册 行政管理 9 附录 附录 9 9- -5 5- -1 1 ：档案借阅单

　 档案借阅单

　File Borrowing List

　序号 No. 档案编号 File Code 档案名称 File Name 借阅日期 Borrow Date 借阅人 Borrower 归还日期 Return Date 归还人 Return Person

　XX 公司风险防控体系暨管理制度 第九册 行政管理 10 附录 附录 9 9- -5 5- -2 2 ：档案销毁清单

　档案销 毁清单

　File Destruction List

　 序号 No. 档案编号 File Code 档案名称 File Name 销毁格式 （纸质/ 电子版）

　Destruction Format (Hard/Soft) 档案销毁日期 Date of File Destruction 销毁人 Destructor

　XX 公司风险防控体系暨管理制度 第九册 行政管理 11 附录

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