办公室行政事务工作之我见

摘要：行政事务是指国家机关、企事业单位和社会团体内部的日常管理事务与各项服务。如，收发文档、办文办会、接待来宾、收支买办、车辆、安全、福利、卫生、后勤补给及保障等方方面面的日常工作都是行政事务。本文就事业单位的办公室行政事务的具体工作内容展开层层剖析，并提出工作建议。

关键词：机关；事业单位；办公室；行政事务；工作建议

一、办公室行政事务工作的重要性

“行政事务是指国家机关、企事业单位和社会团体内部的日常管理事务与各项服务。如，收发文档、办文办会、接待来宾、收支买办、车辆、安全、福利、卫生、后勤补给及保障等方方面面的日常工作都是行政事务。” 事业单位的行政事务的履行机构就是办公室。办公室就是行政事务工作的载体。在事业单位里，办公室这一机构无疑是整个单位的“中枢”。它关联着上上下下，各个级别。上传下达，体现了办公室工作的重要性。没有办公室的行政事务，这个单位就无法运作。没有办公室的协调与联动，这个单位就会处于无序状态。

二、办公室行政事务工作的繁杂性

机关工作无小事，办公室行政事务工作更是如此。从工作内容中，我们不难发现，办公室的工作内容非常繁杂。既包括政务工作，也包括事务工作。其中前者涉及参谋献策，调研学习，档案保管与整理，而后者则更多地涉及后勤保障工作，如接待来宾，收支买办，车辆管理，安全卫生等等。将如此繁杂的工作，进行精细化处理也是一门学问。

三、履行职责，爱岗敬业，高效工作

业精于勤荒于嬉。作为办公室工作的一线人，我始终认为，只有爱岗才能踏踏实实一心铺在工作上，唯有业精才能尽责。

首先是参谋工作。办公室是“智囊团”，这要求办公室的工作人员要勤于学习，善于观察，勇于探索，乐于总结。多提点子，多献计献策，把握领导的指示和思想走向。及时地向领导提供第一手的，可靠的，有理有据的信息和材料，为领导做出正确的批示提供参考依据。

然后是协调工作。办公室的中枢地位，决定了协调工作是行政事务工作中的重点。办公室既是传达上级指示的办事机构，又是联系各个部门的重要纽带，同时还肩负着收集信息，处理反馈意见的任务。做协调工作的人员，需要具有很强的沟通能力和人际交往能力。对于上级领导，我们一定要分清主次，在服从主要负责人的前提下，可以提出合理化建议，避免一言堂。对于其他各部门，我们要理清关系，扮演好服务者的角色，做到有效服务，避免捣乱添乱。处理日常事务时，要依法合规，有理有据。与其他各部门携手搞好工作，不推诿，不拆台。充分做到理解其他各部门，缓解矛盾，淡化负面情绪。遇事敢担当，不自乱阵脚，镇定地解决问题，积极促成工作的顺利完成。时刻不忘从大局出发，做事要细心，学会统筹安排，既合理也合规。

再次是具体工作的安排和实施。

（一）文件收发及管理工作。严格按照办公室收发文件的办事程序来进行操作。收文需做到收到各类文件、信函及时做好签收、登记工作； 上传至相关领导处，请求批阅； 根据领导批示转有关部门传阅、处理；然后将文件原文存档；最后年终将文件按类归档并装订成册。发文，以单位义对外行文、发函须经办公室审核； 办公室将文件呈主管领导审定并签发；办公室统一编发文号、打印、发放； 年终将发文存档并装订成册。

积极倡导文件收发工作信息化，电子化。通过进修学习，掌握机关，事业单位收发管理系统的信息化操作。

（二）会务会议的安排工作。要做好会前的充足准备，大型会议必须设有班子齐全的会务处，即秘書组，行政组，宣传组和保卫组，并责任到人，各行其职，保证会议准备工作不拖拉，不推诿。会议中，各小组工作内容和职责明晰，如 秘书组负责会议简报；行政组负责签到；宣传组负责会议宣传，录像，拍照等；保卫组负责会议进行中的安保工作。会后的各项事务的落实工作。并且要开会后会，总结会务工作的得失，积累经验。

（三）来宾的接待工作。前期接洽工作，确定来宾的来访时间，同行人数，来访目的，及行程安排，及时做好来宾的迎接工作。安排好来宾的访问行程，在双方协商认可的情况下，制定出可行的接待计划。做好接待工作，安排好来宾的食宿，参观及相关事宜。最后做好欢送工作。（可参照下图）

（四）采购买办工作。首先做好办公室用品购置清单及申请表，按实际需要填写，切忌浪费和虚报。然后呈交该部门，有关负责领导签字确认。经由初审和复审后，才可进入采购环节。到货后，做好账单的核对和购置物品的清点工作。并且做好入库登记。然后由提交申请表的部门填写领用登记表，并领取物品。

（五）车辆管理工作。2017年，中共中央办公厅，国务院办公厅印发《党政机关公务用车管理办法》，实行至今。各机关单位，执行此管理办法，并结合本单位的公车情况，进行管理。细化派遣车辆的制度和程序。统一调度，逐级负责。由办公室指定车队负责人具体负责车辆派遣管理工作。各科室需要公务用车应填写《工作用车申请单》提交车队负责人。车队负责人应掌握实时车辆在位情况并统一做好车辆派遣工作除特殊情况外局机关应保证1辆车以上备用。各驾驶员做好出车事宜和出车管理。有关费用的管理，如油耗的管理。每个季度由办公室对每辆车油耗情况进行一次统计并在驾驶员和局领导之间进行通报对超标准的油耗费用超过20%的按超过部分的80%承担。并且要明确车管人员和驾驶员的职责和工作内容。

（六）后勤保障工作。后勤工作事无巨细，琐碎的工作中才更显出工作人员的态度和业务能力。后勤工作是凸显服务性的一个重要环节。建立完备的后勤保障系统是完成服务的需求的必要手段。后勤工作队伍需要专业化的人员，才能保障后勤工作的规范化。

总之，办公室行政事务工作是整个机关的灵魂所在，这是一项艰巨又富有挑战性的工作，需要每一个工作人员提高服务意识，大局意识，不断完善自身，才能将此项工作做到实处，落到好处，起到用处。

参考文献：

[1]《机关事务管理条例》，中国法制出版社，2012.02

[2]《办公事事务处理》，聂莉琼，北京师范大学出版社，2011.08

[3]《办公事务实训》，何艳琳，中国财富出版社，2012.02

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