【万华禾香板业集团保密制度】【完整】 完整
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万华禾香板业有限责任公司
万华禾香板业有限责任公司
保密管理制度
目录
一、目的 (2)
二、定秘 (2)
三、涉密等级 (2)
四、涉密管理原则 (4)
五、涉密管理方法 (5)
六、密级变更与解密 (10)
七、泄密处理与风险防范 (10)
八、保密基本要求 (11)
九、奖惩 (11)
十、附则 (12)
附件1禾香各类文件归档范围、档案时限、保密期限表 (13)
附件2禾香板业档案利用审批权限 (14)
附件3、各部门涉密资料档案索引 (15)
附件4、涉密资料（变更）申请表 (16)
附件5、涉密资料查阅/借阅/复制登记表 (17)
附件6、加密资料信息登记表 (18)
附件7、万华禾香板业档案管理人员情况表 (19)
附件8、涉密人员工作交接表 (20)
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万华禾香板业有限责任公司
万华禾香板业有限责任公司
保密管理制度
禾香人字（2019）第001号
一、目的
为进一步强化公司涉密信息及资料的使用与管理，建立安全保密管理体系，确保公司各项信息资料安全，防范泄密风险，维护企业利益，特制订本制度。
二、定秘
关系公司的权益和声誉的文件及信息，一旦泄露会造成下列后果之一的即认定为公司秘密。
1、影响公司的正常经营和管理；
2、使公司的经济利益或商誉受到损害；
3、对公司核心竞争力造成一定程度的损害；
4、使公司在商业竞争中处于被动或不利局面；
5、影响骨干队伍团结和员工积极性。
三、涉密等级
按照涉密的重要影响程度，涉密的程度“绝密”、“机密”、“秘密”三种（经公司解密或公开资料为公开资料），其含义和具体范围如下：
（一）“绝密”是企业最重要的秘密，泄露会使企业的经济利益和竞争优势遭受特别严重的损害，包括但不限于：
1、企业战略规划决策中的预测资料和重要的经济分析资料；
2、企业尚未实施的发展战略、经营项目、经营策略和合作意向；
3、企业股权资料及股改方案；
4、公司上市前未公布的信息及上市公司未披露的信息；
5、重大经营项目计划及经营分析资料；
6、企业涉及的重大并购信息；
7、公司股东会、董事会、监事会、总经理办公会各类资料，如会议记录、纪要、保密期限内的重要决定事项等；
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万华禾香板业有限责任公司
8、公司中高层以上人员人事考核、涉嫌违法违纪调查、未公布的中高层人事任免、奖惩决定；
（二）“机密”是企业重要的秘密，泄露会使企业的经济利益和竞争优势遭受严重的损害，包括但不限于：
1、企业重大投资计划、营销策略和经营计划，成本核算资料和产品内控价格；
2、企业尚未披露的财务预决算报告及各类财务报表、统计报表（包括缴纳税款、营销报表和各种综合统计报表）；
3、项目开发规划和策略，项目调研分析资料和谈判方案；
4、企业新产品研制方案和主要数据，样品及产品模型；
5、企业重要客户名单、业务合同和价格基准，供应商档案资料及货源情报；
6、企业掌握的重大公共关系资源。
7、公司生产资料、技术资料等；
8、公司与同行对手的竞争策略、计划；
9、职员工资薪酬；
（三）“秘密”是企业一般的秘密，泄露会使企业的经济利益和竞争优势遭受损害，包括但不限于：
1、营销话术与客户成单技巧；
2、公司各部门人员编制、调整,未公布的计划，员工福利待遇资料、员工手册等；
3、企业人事档案、合同和未公布的人事调整方案；
4、公司的安全防范状况；
5、企业内部掌握的事故、问题、缺陷等风险信息和审计信息；
6、管理咨询成果报告及管理咨询的过程文件；
7、已经掌握的竞争对手的情报信息；
8、企业独创的管理方法和技巧；
9、组织和个人绩效考核结果；
10、含公司管理特色和创新的管理制度；
11、客户和员工个人信息；
12、公司员工违法违纪的检举、投诉、调查材料，发生案件、事故的调查登记资料；
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13、公司法人代表的印章、营业执照、财务印章等。
14、公司集团及各子公司各部门工作总结；
15、未进入市场或尚未公开的各类信息。
（四）保密期限
根据秘密影响时间及公司实际，确定保密期限。预计泄露会使企业经济利益和竞争优势遭受损害的时段，须在保密期限内。
1、绝密期限：不少于10年
2、机密期限：不少于5年
3、秘密期限：不少于3年
4、涉密资料因工作需要经公司正式公布、公开，即视为解密
（五）涉密确定
1、集团公司设置专人任公司级机要秘书，各部门设置专人为部门资料管理员（详见《万华禾香板业档案管理人员表》），各部门涉密及公开资料须为指定的部门资料管理员向集团机要秘书处备案；
2、涉密资料一经产生，便由秘密产生部门和档案管理员确定秘密等级和期限，在制作载有秘密信息的文件时在显著位置标明密级、保密期限。
3、对是否属于秘密和属于何种密级不明确的事项，由秘密产生部门档案管理人员及公司机要秘书联合确定，如无法联合确定可上报法务及公司总经理进行确认。
四、涉密管理原则
（一）分级负责
各级管理人员对分管工作范围内的保密工作负全面责任，掌握分管范围内保密情况，及时落实、监督、检查保密工作，并为保密工作开展提供支持。全体员工均有保守企业秘密的责任与义务，熟悉本岗位保密工作要求，遵守保密工作制度。
（二）主动防范
加强保密培训与宣传，增强保密意识，配备足够资源，事前主动落实各项保密措施，持续提升整体防范能力。
（三）突出重点
对企业重大秘密和涉密事项及关键涉密岗位和人员实行严格管理，严格要求直接参与
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万华禾香板业有限责任公司企业秘密制作或管理的人员要求在一定时间内只限一定范围人员知悉。
（四）规范档案管理
规范公司和各部门的文件分类、编制、更改、传阅、存档、查阅、借阅、下发、作废及各部门、分公司档案的收集、整理、分类、利用及归档。公司及各部门档案管理编号方式如下：
1、集团文件编号：
禾香司字【2019】第001号，依次类推。
2、各部门文件编号：
（1）证券事务部：禾香证字【2019】第001号，依次类推。
（2）审计部：禾香审字【2019】第001号，以此类推。
（3）人力行政中心;禾香人字【2019】第001号，以此类推。
（4）计划财务部：禾香计字【2019】第001号，以此类推。
（5）销售部：禾香销字【2019】第001号，以此类推。
（6）废旧木制品回收事业部：禾香废字【2019】第001号，以此类推。
（7）生产中心：禾香生字【2019】第001号，以此类推。
（8）投融资部：禾香投字【2019】第001号，以此类推。
3、集团机要秘书负责集团名义对内、外行文的编制、发文以及存档的文件管理。各部门通过指定专门的档案管理员，负责以本部门名义对内、外行文编制、发文以及存档的文件管理，并及时上传公司云盘，机要秘书定期监督考核。
五、涉密管理方法
（一）建立健全涉密文件归档管理
1、各部门对本部门产生的秘密事项应当及时确定密级,最迟不超过10日完成密级的确定。
2、凡涉及公司内部秘密的文件资料，必须按照《公司各类文件归档范围、归档时限、保密期限》（附件1）规定归档，由指定人员管理。
3、涉密文件档案分为公司级及部门级档案，如下图：
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4、无论是公司级档案，还是部门级档案，均需按照重要程度进行秘密等级界定，绝密、机密、秘密、公开性文件：
（二）严控涉密资料审批
1、涉密资料使用分为借用（带走）、复印、查阅三种类型。
2、涉密文件的未经公司领导批准,涉密人员不得向内部其他人员及外界各部门提供公司的任何保密资料。对公司影响较大的机密及绝密资料借用、复印、查阅申请审批流程如
下：涉密资料使用申请
部门负责人审批
分管副总审批
机要秘书审批
总经理审批
万华禾香板业有限责任公司通过审批，公司内部文件传送由机要秘书进行对外传发；公司对外合作文件传发，须经过审批，由机要秘书进行涉密加密和文件规范后发送资料所有人并传发。
3、公司各类文件审批权限详情见《禾香板业档案利用审批权限》。
（三）涉密资料安全监管
1、涉外资料发送及工作开展应通过公司邮箱，禁止使用微信、QQ等即时通讯软件及私人邮箱工具发布、流转公司涉密信息。
2、由于工作需要向内、外发送涉密资料，邮件发送到对方单位、接受人，邮件发送首页和附件画面应截图备档保存，留以公司资料非法外泄后追究接受资料方责任。
3、各部门须做好涉密资料发送登记档案。
4、各部门需要传送、借阅涉密资料，必须走公司OA系统审批。
（三）控制涉密资料的知悉范围
1、知悉范围与企业秘密级别相对应，密级越高知悉范围越小。
（1）绝密知悉范围：决策人和直接经办人知悉
（2）机密知悉范围：经办人和特别指定的人员知悉
（3）秘密知悉范围：班子成员和必要知情的人员知悉
（4）档案管理员知悉范围：负责具体统计、归档和管理本公司秘密。
2、除涉密资料知悉范围内人员，其他人员如需知悉，请按照涉密资料审批流程进行审批查阅。
（四）涉密资料标识
1、文号标识
（1）凡需保密的文件、资料，必须在左上角注明保密等级及期限，秘级和期限间用“★”隔开。
（2）文号标识如图：
0001份号
机密★5年密级
XXXXXXX文件
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万华禾香板业有限责任公司（3）秘密文件、文档资料必须标明密级和保密期限，标识方法必须按照公司要求执行。各部门文号详见《公司文件管理制度》，集团及各部门公文均需通过档案管理部门给文档编号后方可进行盖章，下发。
2、加密标识
（1）对外发送的关键涉密资料，如公司股东信息、对赌安排、公司重大非公开对外投资规划等，必须经过公司档案管理员进行加密处理后方可对外发送。
（2）文件加密方式：需安全加密的涉密文件，在非关键数字、文字、符号、图形、图像、文法表述等方面进行嵌入差异，并单独记录异常档案管理，便于资料出现外流时追踪溯源。
（六）涉密人员管理
1、涉密人员入职管理
（1）新员工入职须经过保密培训，了解保密知识，掌握企业保密要求，提高泄密防范能力；
（2）员工签订劳动合同的同时，须签订《保密协议》，并按照公司要求，与核心营销人员、采购人员、核心管理人员签订《竞业限制协议》；
（3）人力资源部负责与相关人员签订《保密协议》、《竞业限制协议》事宜，并存入员工档案一份，档案室一份；
2、保密人员任职管理
（1）基本素质要求：必须具备保密意识，严格履行保密责任。
（2）任职资格要求：所有涉密岗位人员，其人员筛选必须保证在公司任期不低于一年，遵守企业保密管理规定。
3、对于集中、频繁涉及秘密的岗位人员，在其上岗前，公司须与其签订保密协议。公司核心管理、营销和采购人员在职期间和离职后须依法保守秘密，并遵守有关竞业禁止的规定。需要签署竞业限制协议的人员范围按照公司要求执行。
4、员工因工作需要或其它原因(包括离职、辞职、退休、辞退、开除等)调离原工作岗位或离开公司，须将接触到的所有包含秘密的数据、提纲、文档等的记录、笔记、数字存储设备等各形式的资料如数交回公司。员工持部门负责人审批、签字的秘密资料移交清单，方可到人力资源部办理调离手续。
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5、对于某些特殊岗位，保密管理部门须明确在劳动合同到期前设定一定期限的“脱密期”，在脱密期内企业为员工安排其它工作岗位。脱密期内的岗位安排由人力资源部负责。
6、与公司签订竞业禁止协议的离职人员，在竞业禁止限制期内须履行协议义务，保守企业秘密。
7、外来人员管理
来公司实习，或者开展研究的人员、外聘专家（顾问）及其他人员，须签订《保密协议》。
（七）涉密活动管理
1、对外合作涉密管理
（1）公司对外进行合资、联盟、并购、咨询、技术联合开发等合作时，在合同签订前，须签订《保密协议》，明确相关保密条款，减少企业泄密风险；
（2）对外合作中，未经批准，严禁将我方与合作方的合作事宜、接触渠道以及在公开合作协议下进行的其它合作事项泄露给第三方知悉。
2、外出交流涉密管理
（1）员工级涉密人员参加外出交流活动须公司总监批准，主管级及以上涉密人员参加外出交流活动须总经理批准；
（2）员工代表公司参加对外交流活动，按照本制度，所有员工负有保守公司秘密的责任和义务，无关的密件等不得带入对外交流场所；
（3）严禁员工以个人名义参加涉及公司秘密的外出交流活动；
（4）未经批准，严禁将我方与交流方的交流事宜、接触渠道及其它事项泄露给第三方知悉。
3、外来参观访问涉密管理
（1）外来参观访问，是指外部机构或人员对我公司进行参观考察、座谈交流等活动；
（2）接待部门须征得分管领导同意、总经理批准后方可接待外来参观访问；
（3）接待部门须严格限制参观访问事项，不得涉及公司秘密；
（4）严格限制参观路线，参观保密区域必须经总经理批准并在专人全程陪同下按照指定路线参观。参观时，陪同人员不得擅自扩大参观范围。
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4、保密信息披露
（1）保密信息披露实行审核登记制，未经总经理审批，不得进行信息披露；
（2）严禁在未经批准的情况下向媒体或他人提供涉密稿件或涉密素材、资料，不得在对外发表的论文中涉及企业秘密。对外披露信息，必须有总经理审批。
（八）涉密场所管理
1、涉密场所包括但不限于公司办公室、档案室、计划财务部、审计部、生产中心、销售部、工程部、人力资源部、EHS安全部、公共关系与知识产权组等。
2、对于集中涉密场所，档案室必须采取保密措施，配备完善的安全设施和保密设备，专人保管钥匙，非经批准不能擅自进入。
六、密级变更与解密
（一）保密期限届满后，秘密事项自行解密。
（二）保密期限内的秘密事项，因情况变化需要变更密级的或需要延长、缩短或终止保密期限，由秘密产生部门提出申请，按秘密确认时的流程经总经理审批予以变更。
（三）秘密发生变更后，秘密产生部门及公司档案管理人员须及时重新标识密级，并调整秘密知悉范围。必要时，解密后的文件、资料予以内部公布。
七、泄密处理与风险防范
（一）出现下列情况之一的，视为严重违反公司规章制度的行为，予以解除劳动合同，并依法追究法律责任：
1、故意泄露秘密或造成不可挽回的严重后果或重大经济损失的；
2、违反本制度要求，为他人窃取、刺探或违章提供秘密的；
3、利用职权强制他人违反保密办法的。
（二）出现下列情况之一的，按照本制度奖惩规定给予处罚：
1、违反本制度中守密基本行为要求，但尚未泄露公司秘密的；
2、泄露秘密、尚未造成严重后果或经济损失的；
3、已泄露秘密但及时采取有效补救措施的。
（三）公司合法权益受到外单位侵权行为损害时，须及时采取应对措施，并向公安机关申请查处或向人民法院提起诉讼。
（五）公司档案管理员承担公司风险管理职责，定期对公司各部门针对企业保密制度
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万华禾香板业有限责任公司落实情况与保密效果进行审查，并提出保密建议，防范公司风险，未按要求执行部门，公司有权对其严惩。
（六）特别注意：各业务主管作为信息安全第一责任人，务必高度重视涉密资料事关公司发展战略竞争性和社会影响，做好对外提供涉密资料的时间、内容、目的等记录涉密资料，并履行保密管理和监督的职责。各单位/组织应严格遵守公司规定，如有违反，将依据法律给与处分或追究相关人员法律责任。
八、保密基本要求
所有员工均有保守秘密的责任和义务，须遵循以下要求：
1、不该说的机密，绝对不说。
2、不该问的机密，绝对不问。
3、不该看的机密，绝对不看。
4、不该记录的机密，绝对不记录。
5、不在非保密本上记录机密。
6、不在私人通信中涉及机密。
7、不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈论机密。
8、不在不利于保密的地方存放机密文件、资料。
9、不在公开发表的作品中泄露秘密。
10、不得违反本制度规定传递秘密。
11、不擅自记录、复制、拍摄、摘抄、收藏、录音秘密级以上文件、资料、刊物。
12、不得未经审批擅自携带密件去公共场所或办理私事。
14、公司员工本人工作所持有的各种文件、资料、电脑复印件等，当本人离开办公室外出时，须存放入文件柜或抽屉，不准随意乱放。
14、保存密件时，须存放于安全设备完善的空间内，防止未经审批的人员阅悉。
15、秘密文件、资料保存须严格按照公司要求及时归档。
16、任何个人不得随意遗弃或销毁密件。
17、不将内部文件、资料、刊物作废纸出售。
九、奖惩
1、所有员工必须严格遵守公司保密制度，出现下列情况之一的，给予一定奖励:
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万华禾香板业有限责任公司（1）对泄露或者非法获取秘密的行为及时检举的；
（2）发现他人泄露或者可能泄露秘密，立即采取补救措施，避免或者减轻损害后果的。
2、私刻伪造、变造、篡改、销毁公司档案的行为予以开除或辞退的处罚，情节严重涉嫌违法犯罪的，移交司法机关处理。
3、对下列违反保密制度行为予以奖惩，直至开除的处罚：
（1）拒不归档、借阅不归还；
（2）档案利用期间出现信息泄密安全事故，对公司造成重大损失；
（3）因遗失档案给公司造成损失；
（4）其他违反档案管理规定对公司造成重大损失行为；
4、对下列违反保密制度行为处以200元及以上的处罚：
（1）未按归档要求进行归档或借阅未及时归还；
（2）私自转借、摘抄、复制档案；
（3）对档案原件进行勾画、涂抹、损坏等；
（4）保管不善造成档案丢失；
（5）借阅或归还不履行档案审批及登记手续；
（6）其他违反档案管理行为。
十、附则
（一）本制度由人力资源部负责解释、修订。
（二）本制度自下发后开始执行。
（三）本制度适用于公司所有员工。
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2019年3月15日
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附件1禾香各类文件归档范围、档案时限、保密期限表
禾香各类文件归档范围、档案时限、保密期限表
序号档案类别档案细分归档范围归档责任部门归档期限密级保密期限备注
1行政管理
知识产权与公
共事务类1.注册商标
2.申请专利
3.企业荣誉
行政人事部
取得后24小
时内
解密永久
申请取得前保密等
级为机密
2
3
4
5
6
7
13
万华禾香板业有限责任公司附件2禾香板业档案利用审批权限
禾香板业档案利用审批权限
序号档案类别
审批权限
备注借用复制查阅
1绝密类档案总经理总经理总经理2公司证照总经理总监部长3宣传资料部长部长部长
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万华禾香板业有限责任公司
附件3、各部门涉密资料档案索引
各部门涉密档案索引
部门：
序号档案类别档案编号档案标题建档日期档案内容秘密等级知悉范围保密期限保存人员解密时间备注1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
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万华禾香板业有限责任公司附件4、涉密资料（变更）申请表
涉密资料变更申请表
申请部门：申请人：
密件名称档案号
建档时间原秘密等级
原秘密期限原解密时间
变更申请
现变更等级现保密期限
现解密时间现知悉范围
变更理由
申请部门意
见
分管领导意
见
档案室意见
总经理意见
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附件5、涉密资料查阅/借阅/复制登记表
涉密资料查阅/借阅/复制登记表
序号申请部门申请人申请时间联系方式涉密资料
利用方式
（借阅、复印、借出原件）
原件还回日期
是否通过
审批流程
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
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万华禾香板业有限责任公司
附件6、加密资料信息登记表
加密资料信息登记表
序号档案类别档案标题档案编号建档时间档案部门档案用途加密信息备注1
2
3
4
5
6
7
8
18
万华禾香板业有限责任公司附件7、万华禾香板业档案管理人员情况表
万华禾香板业档案管理人员表
序号部门岗位任职人员联系方式1万华禾香板业有限责任公司机要秘书
2行政人事部档案管理员
3证券事务部档案管理员
4计划财务部档案管理员
5EHS部档案管理员
6投融资部档案管理员
7销售部档案管理员
8总经办档案管理员
9
10
11
12
19
万华禾香板业有限责任公司附件8、涉密人员工作交接表
涉密人员工作交接表
部门：
序号密件名称成文时间页数份数密级原件/
复印件
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
交接人签字/日期：接收人签字/日期：监交人签字/日期：分管领导签字/日期：
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