公文格式管理办法
ZYHT 冷轧技术有限公司 公文处理办法 第一章 总 则 第一条 为使公司的公文处理工作规范化、制度化、科 学化，提高公文处理工作的效率和公文质虽，以《国家行政 机关公文处理办法》为指导，结合公司实际，制定本办法。
第二条 企业的公文，是企业在经营和行政管理过程中 形成的具有法定效力和规范体式的文书，是公司依法经营和 进行公务、商务活动的重要工具。
第三条 公文处理指公文的办理（收文、发文）
、管理、 整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原 则，做到及时、准确、安全。
第五条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规及 公司的有关规定，确保企业商业、技术秘密的安全。
第六条 公司各单位、各部门的负责人应当高度重视公 文处理工作，严格遵守本办法，加强对本单位公文处理工作 的领导和检查。
第七条公司综合管理部是公文处理的管理机构，主管 本公司的公文处理工作并负责指导各单位、各部门的公文处 理工作。
第二章公文种类
第八条 本公司的公文种类主要有：决定、通知、通报、 通告、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。
（一）
决定。适用于对重要事项或者重大行动做出安排, 奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定 事项。
（二）
通知。适用于批转下级单位的公文，转发政府主 管部门和不相隶属单位的公文；发布规章；传达要求下级单 位办理和有关单位周知或者执行的事项；任免人员。
（三）
通报。适用表彰先进，批评错误，传达重要精神 或者情况。
（四）通告。适用在一定范围内公布应当遵守或者周知 事项。
（五）
报告。适用于向上级单位汇报，反映情况，答复 上级单位的询问。
（六）
请示。适用向上级请求指示批准。
（七）
批复。适用答复下级单位的请求事项。
（八）
意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（九）
函。适用于不相隶属单位之间相互商洽工作，询 问和答复问题；请求批准和答复审批事项。
（+）会议纪要。适用于记载和传达会议情况和议定事 第三章公文格式 第九条公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、 发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、 附件、发文机关、成文日期、印章、附注、抄送单位、印发 单位和印发日期等部分组成
（具体见〈〈 ZYHT 冷轧技术有限 公司公文格式》）。
（一）
涉及国家和企业秘密的公文应当分别标明“绝 密”、“机密”、“秘密” 。
（二）
紧急公文应根据紧急程度分另 U 标明“特急” 、“急 件”。
（三）
发文标识应当使用发文单位全称或者规范化简 称；联合行文，主办单位应当排列在前。
（四）发文字号应当包括单位代字、年份、序号。联合 行文，只标明主办单位发文字号。
（五）
上行文应当注明签发人姓名。其中“请示”应当 在附注处注明联系人的姓名和电话。
（六）
公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容， 一般应标明发文单位和公文种类。公文标题中除法规、规章 名称加书名号外，一般不用标点符号。
（七）
主送单位指公文受理单位，应当使用全称或者规 范化简称、统称。公司发往各单位的公文，如需机关各部门 周知，应在主送单位处标明“公司各单位，机关各部门：
” 字样。
（八）
公文如有附件，应当在正文之后、成文时间之前 注明附件顺序和名称。
（九）
公文除“会议纪要”以外，应当加盖印章。联合 上报
的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文 单位都应当加盖印章。
（十）成文日期，以负责人签发的日期为准，联合行文 以最后签发单位负责人的签发日期为准。
（^一）公文如有附注（需要说明的其他事项）
，应当 加括号标注。
（十二）所有正式文件，均应标注主题词，主题词应由 反映文件主要内容的规范化名词或名词性词组组成，标注在 文件末页下部，抄送范围上方。
（十三）抄送单位指除主送单位外需要执行或者知晓公 文的其他单位，应当使用全称或规范化简称、统称。
第十条 公文用纸采用国际标准 A4 型，两面用，左侧装 订。
第四章行文规则 第十一条行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一 般不许越级请示和报告。因特殊情况必须越级请示、报告时, 应当抄送被越过领导和上级单位。
第十二条 职能部门依据职权可以相互行文和向各有关 单位的下届部门行文。职能部门未经该部门的分管领导和总 经理批准，一般不得以公司名义行文。
第十三条 属于部门职权范围的事务，应当由部门自行 行文或联合行文。用部门或联合行文中的主办部门的文头 纸。联合行文应当明
确主办部门。须经公司审批的事项经公 司同意也可以由部门行文，文中应当注明“经公司同意”的 字样。
第十四条 用公司名义行文的主要有：
（一）向集团、公司董事会及政府主管机关报告、请示 工作。
（二）
向外单位联系重要事务。
（三）
转发集团、公司董事会及政府主管部门的重要文 件。
（四）
向公司各单位、各部门下达重要决定、通知、通 报、批复、意见等。
（五）
公司中层以上领导人员的聘任、解聘决定。
（六）
以公司名义行文一律用公司文头纸。
第十五条 用各单位、各部门名义行文的有：
（一）向公司报告、请示工作。
（二）在职权范围以内，下达计划、规章、指导生产、 通知事项、了解情况。
第十六条 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送 单位，如需要同时抄送其他单位的，应当用抄送形式，但不 得同时抄送下级单位。
第十七条“报告”中不得夹带请示事项 。
第五章发文办理 第十八条发文办理指以公司名义制发公文的过程，包 括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程 序。行文应当确有
必要，注重效用，提高质虽。
第十九条 草拟公文应当做到：
（一）
情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条 理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，力求简短。
（二）
公文的文种应当概括行文的目的，发文单位的职 权和与主送单位的行文关系确定。
（三）
人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先 引标题，后引发文号。引用外文应当标明中文含义。
（四）
结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）
第三层为“ 1 ”，第四层为“ （ 1 广。
（五）
应当使用国家法定计虽单位。
（六）公文中使用国际组织外文名称或其缩写形式，应 当在第一次出现时注明准确的中文译名。
（七）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数 和在词组、惯用词、缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素 的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
第二十条 以公司名义发出的文件，由主办部门起草， 经主办部门负责人和分管领导审核后，再报综合管理部，由 综合管理部对公文进行审核， 审核的重点是：是否确需行文, 行文方式是否妥当，是否符合行文规则，公文格式是否正确 等。审核、签发应使用〈〈 ZYHT 冷轧技术有限公司发文首页 纸》（式样五）。
第二十一条 以公司名义制发的上行文，须由总经理签 发；以公
司名义制发的平行或下行文，一般可由公司分管领 导签发，重要的由总经理签发。
第二十二条 公文正式印制前，主管部门文秘人员应当 进行复核。复核的重点是：审批、签发手续是否完备、附件 材料是否齐全、格式是否正确。
第六章收文办理 第二十三条 收文办理指经领导批示交由有关单位、部 门办理的上级党委、政府或其相关部门公文的处理过程。包 括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
第二十四条 收文登记。凡需公司受理的文件、电报、 资料等，必须由综合管理部统一签收、拆封；综合管理部要 建立统一规范的收文登记薄，由文管人员及时认真做好登 记，并按要求填写〈〈 ZYHT 冷轧技术有限公司公文处理表》 （式样六）。
第二十五条 批办程序。综合管理部应当及时提出拟办 意见，送总经理或分管领导批示后及时送达有关部门办理。
紧急公文，应当明确办理时限。
领导签批的处理意见，应明确承办部门和时限要求等， 需多个部门联合办理，应指明主办和协办部门。
第二十六条 文件承办。承办部门收到交办的公文后， 应当根据领导批示和文件紧急程度及时办理，不得延误和推 诿。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应 当及时退回综合管理部并说
明理由。
第二十七条 审批公文时，对有具体请示事项的，主批 人应当明确签署意见，姓名和审批日期，其他审批人圈阅视 为同意。
第七章公文归档 第二十八条公文办理完毕后，应当及时整理（立卷）
归档。
第二十九条 归档范围的公文、原件（包括项目审批等 重要文件，其他文件暂时按目前形式处理）由经办单位整理 （立卷），送综合管理部归档。经办单位保留复印件或公文 副本。
第三十条 归档范围的公文应当确定保管期限，个人不 得保存应当归档的公文（包括没有文件编号的合同、协议等 业务文件）。
第八章公文管理 第三十一条 公文由综合管理部统一收发、审核、用印、归档 和销毁。
第三十二条 综合管理部应当保障本公司公文管理及相 关制度的贯彻与执行。
第三十三条不具备归档和存查价值的公文，经鉴别并 经综合管理部部长批准，可以销毁。
第三十四条 单位合并时，公文应随之合并管理。单位 被撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后，移送公司综合 管理部。
工作人员辞职或调离原工作岗位，应将本人暂存借阅的 公文移
交和清退。
第九章附则 第三十五条 本办法由公司综合管理部（公文主管部 门）负责解释。
第三十六条 本办法自 2009 年 3 月 1 日起施行 。
2008 年 1 月下发的〈〈 ZYHT 冷轧技术有限公司公文处理办法》同 时废止。
ZYHT 冷轧技术有限公司 公文格式 第一章总则 第_条 为保持公司公文格式的统一、严肃、整洁、提 高公文处理效率，以《国家行政机关公文格式》为指导，结 合公司实际，制定本格式。
第二条 公司公文形式为文件（包括上行文、平行文和 下行文）、函件、会议纪要等。
上行文（式样一）用于以公司名义向集团、公司董事会 及政府主管机关的请示、报告和各职能部门、单位向公司的 请示、报告等。平行文和下行文（式样二）用于以公司或部 门名义下发的决定、指示、通告、通知、批复，转发有关文 件等。函件（式样三）用于平行单位之间相互商洽工作、询 问和答复问题及一般性的通知等。会议纪要（式样四）用于 记载和传达会议情况和议定事项。
第二章文件的要素标识规则 第三条 文件眉首，一般指文件首页横线以上部分，包 括发文单位标识、发文字号以及签发人等内容。
第四条 发文单位标识由发文单位全称或规范简称加 “文件”二字组成，位于文件编号之上。
发文单位标识一般使用小标宋体字，用红色标识，字号
一般应小于 22mm xi5mm （高 x 宽）。
第五条 发文字号由发文单位代字、年份和序号组成。
在发文单位标识下空 2 行，用 3 号（或小 3 号）仿宋体居中 排列；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六 角括号“[]”括入；序号不编虚位，不加“第”字。如：
ZYHT[2007]1 号。
第六条上报的文件需标识签发人姓名，平行排列于发 文字号右侧，位于发文单位标识以下，横线以上。发文字号 居左空 1 字，签发人姓名居右空 1 字，签发人用 3 号（或小 3 号）楷体标识签发人姓名。
平行文和下行文不标识签发人，发文字号居中排列。
第七条 文件标题，包括发文单位名称、文件内容、文 件种类，用 2 号（或 20 号）宋体字（加粗），可分一行或多 行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰 当。文件标题位于首页横线之下 20mm 处（空 2 行）。
第八条主送单位，即文件发往单位名称。公司发往各 单位的公文，如需机关各部门周知，应在主送单位处标明“公 司各单位，机关各部门”字样。主送单位位于文件标题之下 空 1 行左侧顶格位置，回行时仍顶格，用 3 号（或小 3 号）
仿宋体。主送单位如为两个以上，应位置并列，中间用逗号 隔开，后标冒号。
第九条 文件正文位于主送单位名称下 1 行，每自然段 左空 2 字，回行顶格。数字、年份不能回行。
文件正文用 3 号（或小 3 号）仿宋体字，第一层小标题 用 3 号（或小 3 号）黑体字，第 2 层小标题用 3 号（或小 3 号）楷体字。
第十条文件如有附件，在正文之下空 1 行左空 2 字用 小 3 号仿宋体标识“附件”，后标冒号和名称。附件如有序 号使用阿拉伯数码（如附件：
1 x x x X）
附件名称后不加标 点符号。
第十一条发文机关名称应使用全称或规范性简称（见 附件七）。成文日期用汉字书写，将年、月、日标全； “零” 写为 “O ”，右空 4 字。成文日期以公司领导人最后签发日期 为准，经会议讨论通过的文件以通过日期为准。
加盖印章应上距离正文 1 行之内，端正、居中下压成文 日期。当联合行文需加盖 2 个以上印章时，应将成文日期拉 开，左右空 7 字，主办单位印章在前。
第十二条主题词位于文件落款之下，分送栏和抄送栏 之上居左顶格标识。主题词用 3 号（或小 3 号）宋体字，词 目之间空 1 字；按类别词、类属词、文种的顺序排列，数虽 不超过 5 个。
第十三条 分送栏、抄送栏位于主题词下 1 行，文件印 发单位栏之上位置。左右各空 1 字，用 3 号（或小 3 号）仿 宋体字标识“抄送”，后标冒号；抄送单位间用逗号隔开， 回行时与冒号后的抄送单位对齐，抄送顺序，一般按国家机 关或公司内部编制序列依次排列。
第十四条 印发单位栏位于抄送栏之下的最后 1 行，用 于说明文件印发部门的名称、 印发日期。用 3 号（或小 3 号）
仿宋体字，印发单位左空 1 字。印发日期右空 1 字，用阿拉伯 数码标识。公司的文件印发单位一般统称公司综合管理部， 各职能部门文件
的印发单位统用该单位全称。
第十五条 主题词以下各栏之间及印发单位栏之下 ，各 画一条横线。
第三章其他公文的要素标识规则 第十六条 函件的眉首部分与标题之间的横线距首页顶 端 45mm ,首页部分标识发文单位全称，使用小标宋体字。
公文编号位于横线之下、标题之上的右角顶格位置；抄送栏 位于末尾；不编主题词，不注明印发单位。
其他要素标识同本格式相关的要素说明。
第十七条 会议纪要的眉首部分与标题之间的横线距首 页顶端105mm ,会议纪要标识由 “xxxx 会议纪要”组成， 使用小标宋体字。期号位于会议纪要标识下中， 用括号括入。
编写单位和成文日期分别位于期号以下、横线之上的左右两 侧顶格位置。标题位于横线以下。分送抄送单位于正文末尾。
会议纪要不加盖公章。
第十八条各部门拟以公司名义下发的各类文件，第一 页均用统一规定的〈〈 ZYHT 冷轧技术有限公司发文首页纸》 （见式样五）。
第四章印刷格式 第十九条 正式文件纸采用 A4 型。一般每页排 22 行, 每行排 26个字。
第五章附则 第二十条本公文格式由公司综合管理部（公文主管部 门）统一管理。
第二十一条本格式适用于公司各职能部门和单位。
第二十二条 本格式自 2009 年 3 月 1 日起施行。
2008 年 1 月制定的〈〈 ZYHT 冷轧技术有限公司公文格式》同时废 止。
式样一
x x >[200 X]X 号 ZYHT 公司关于 xxxx 的请示 X X X X ：
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX X X X o XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 。
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXX
签发人：
xxx
附件：
1 、 xxxxxxxxxxxxxxxx 2 、 xxxxxxxxxxxxxxxx ZYHT 冷轧技术有限公司 （汉字书写）
XXXX 年 XX 月 XX 日 主题词: XX XX XX 抄送：
XXXXXX, XXXXXX, XXXXXX, X X X X X X 。
ZYHT 冷轧技术有限公司综合管理部 200 x % x 拜 x 印发
式样二 录入: 校对: （共印 X X 份）
ZYHTXX 字 [200 X]X 号 ZYHT 公司关于 x x x x x x x 通知 X X X X X X ：
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 。
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 。
附件：
1 、 XXXXXXXXXXXXXXXX 2 、 XXXXXXXXXXXXXXXX ZYHT 冷轧技术有限公司 （汉字书写）
X X X X 年 XX 月 XX 日
主题词：
X X XX XX 抄送：
XXXXXX, XXXXXX, XXXXXX, X X X X X X 。
ZYHT 冷轧技术有限公司综合管理部 2 00 x 年 xx 月 xx 日印发 （共印 X X 份）
式样三 ZYHT 冷轧技术有限公司 XX >[200 X]X 号 ZYHT 公司关于 x x x x x 通知[函] X X X X X ：
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXX 。
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXX 。
录入: 校对:
ZYHT 冷轧技术有限公司 （汉字书写）
XX 年 XX 月 XX 日 抄送：
XXX, XXX
式样四 ZYHT 冷轧技术有限公司会议纪要 (XX) XXXXX XXXX 年 XX 月 XX 日
标题 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX X X o XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 。
分送：
XXXX, XXXXXX, XXXXX 抄送：
XXXX, XXXX
编号：
印数：份 签发：
主管领导：
文号：
标题：
主办单位：
主题词：
部门领导：
附件：
核稿：
紧急程度：
密级：
拟稿人：
电话：
主送：
拟稿日期：
抄送：
打字：
校对：
抄报：
会签：
式样六 蹦脚桐网 编 号 : 文件 名称
来文日期
来文单位
文 号
密级
份数
处理息见
领
导
批
示
处
理
结
果
阅文人刍 阅文人刍 阅文人刍 阅文人刍 阅文人签字 阅文人签字
阅文人刍 阅文人刍 阅文人刍 阅文人刍 阅文人签字 阅文人签字
式样七 ZYHT 冷轧技术有限公司规范性简称 序号 单位（部门）全称 规范性简称 1 ZYHT 冷轧技术有限公司 ZYHT 公司 2 综合管理部 综管部 3 生产计划部 生 5 4 安全环保部 安环部 5 设备机动部 设备部 6 技术中心 技术中心 7 规划发展部 规划部 8 计划财务部 计财部 9 人力资源部 人资部 10 米购供应部 供应部 11 市场信息部 信息部 12 审计部 审计部 13 ZYHT 冷轧技术有限公司 重型机械制造分公司 重机公司 14 ZYHT 冷轧技术有限公司 国际贸易有限公司 国贸公司 15 ZYHT 冷轧技术有限公司 安全生产委员会 安委会 16 ZYHT 冷轧技术有限公司招标管 理委员会办公室 招标办
主题词：修订公文办法格式通知 抄送：公司董事长，副董事长，总助，副总师，专家，顾问 T ZYHT 冷轧技术有限公司综合管理部 9 2009 年 2 2 月 8 18 日印发