AA大学仪器设备类档案工作规范
AA 大学仪器设备类档案工作规范 为提高我校仪器设备类档案的质量和管理水平，充分发挥仪器设备档案在教学科研中的作用，逐步实现仪器设备档案工作的规范化、标准化，依据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》和《高等学校档案工作规范》，结合我校实际，特制定本规范。
一、基本原则 1.凡作为学校固定资产的仪器、设备，在其购置、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等全部活动过程中直接形成的、具有保存利用价值的文字、图表、声像载体材料以及随机材料，均属仪器设备档案。
2.设备档案必须实行统一管理，确保设备档案完整、准确、系统和安全。
3.仪器设备文件材料必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，必须与实物一致并有成套性。
4.学校设备管理部门必须有专（兼）职档案员集中管理本校的设备文件材料，负责收集、积累从申购设备到验收完毕过程中的文件材料，过程结束后移交校档案馆。
二、归档范围 1.归档的主要内容：综合管理、仪器设备项目依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等方面。
2.归档的重点：仪器设备项目（特别是价值 5 万元以上的）各个环节形成的不同载体的文件材料，包括全套随机图样。
3.不归档的文件材料：上级普发（非专指高校）、不办的文件；未定稿的管理性文件材料；未生效的合同、协议书；重份文件、校内单位发来的文件；无查考价值的一般性函件；仪器设备广告、宣传材料、定货会、展销会宣传品。
三、归档要求 1.归档的设备文件材料必须字迹工整，格式统一，图样清晰，一律用碳素墨水或蓝黑墨水书写，禁止用圆珠笔、水彩笔书写。
2.坚持由设备文件材料形成部门立卷的原则。在设备验收完成和进口设备索赔期满
后，由部门专（兼）职档案员负责将形成的设备管理文件材料整理组卷。
3.将最能反映设备购置概况的文件材料，如申购报告、批复文件、论证文件、投资文件、订购合同、验收报告、索赔文件等整理组成案卷，排放在各卷之首，其余设备技术文件材料按设备的工作程序及重要程度，依次系统排列。
4.卷内的文件材料按文字材料在前，图表在后的要求排列。
5.拆除卷内文件中的金属物，用线装订，对破损的文件材料进行修补。
6.全部设备文件无论单面或双面只要有书写符号，每面均为一页，每卷页号均从 1开始，页号位置在非装订线一侧的下角。
7.填写卷内目录和备考表；拟定案卷封面标题；确定保管期限。
8.设备管理部门的专（兼）职档案员，填写移交目录。内容包括设备文件材料名称、份数、移交时间。移交目录一式二份。将移交目录连同案卷送单位负责人审查，再向校档案部门归档，归档时双方签字，各持一份备查。
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